Warum KI am Empfang? Das Problem, das wir lösen
Der unsichtbare Engpass in jeder Zahnarztpraxis
Es ist Montagmorgen, 8:15 Uhr. Das Telefon klingelt zum dritten Mal, zwei Patienten stehen am Empfang, und die Praxisverwaltungssoftware meldet einen fehlenden Versicherungsnachweis. Die zahnmedizinische Fachangestellte am Empfang hat nur zwei Hände -- und genau hier liegt das Problem, das wir bei Bodo Tech jeden Tag lösen.
Der Empfang ist das Nadelöhr jeder Zahnarztpraxis. Hier entscheidet sich, ob Patienten zufrieden sind oder frustriert auflegen. Hier geht Umsatz verloren oder wird generiert. Und genau hier herrscht der größte Fachkräftemangel der Branche.
Alarmierende Zahlen: Der Fachkräftemangel in Zahlen
Die Bundesagentur für Arbeit listet zahnmedizinische Fachangestellte seit Jahren als Engpassberuf. Die Bundeszahnärztekammer warnt: Bis 2027 werden in Deutschland rund 11.000 ZFA fehlen. Schon heute haben 73 Prozent aller Zahnarztpraxen Schwierigkeiten, offene Stellen am Empfang zu besetzen.
Die Folgen sind messbar und schmerzhaft:
- 30 Prozent aller Anrufe in Zahnarztpraxen bleiben unbeantwortet, weil niemand ans Telefon gehen kann
- Jeder verpasste Anruf bedeutet im Durchschnitt einen Umsatzverlust von 200 bis 500 Euro pro Behandlung
- Die durchschnittliche Wartezeit am Empfang beträgt 12 Minuten -- Zeit, die Patienten als unprofessionell empfinden
Warum traditionelle Lösungen nicht funktionieren
Viele Praxen versuchen, das Problem mit klassischen Mitteln zu lösen: mehr Überstunden, Teilzeitkräfte aufstocken oder Anrufbeantworter einsetzen. Doch diese Ansätze greifen zu kurz.
Mehr Personal einstellen? Abgesehen davon, dass qualifizierte ZFA kaum zu finden sind, kosten sie im Durchschnitt 3.200 bis 3.800 Euro brutto pro Monat -- zuzüglich Sozialabgaben, Urlaubsgeld und Krankheitsvertretung. Und selbst eine zusätzliche Kraft kann nicht gleichzeitig telefonieren, Patienten empfangen und Daten eingeben.
Anrufbeantworter oder Mailbox? Studien zeigen, dass 68 Prozent der Patienten bei einem Anrufbeantworter sofort auflegen und eine andere Praxis anrufen. In einem Markt mit 43.000 Zahnarztpraxen in Deutschland ist die Alternative nur einen Anruf entfernt.
Callcenter oder Telefonservices? Diese kennen weder die Praxisabläufe noch die Patienten. Sie können keine Notfälle erkennen, keine Termine im Praxissystem buchen und keine medizinischen Fragen beantworten.
Was die Forschung sagt: KI als Produktivitätshebel
Eine McKinsey-Studie aus dem Jahr 2025 belegt, dass künstliche Intelligenz in der Verwaltung von Gesundheitseinrichtungen eine Produktivitätssteigerung von 15 bis 30 Prozent ermöglicht. Besonders im Bereich Terminplanung, Patientenaufnahme und Kommunikation zeigen sich die größten Potenziale.
Die Accenture Healthcare Technology Vision 2025 geht noch weiter: Praxen, die KI-gestützte Empfangssysteme einsetzen, reduzieren administrative Kosten um bis zu 40 Prozent und steigern die Patientenzufriedenheit um durchschnittlich 35 Prozent.
Diese Zahlen sind keine Zukunftsmusik. Sie beschreiben die Realität von Praxen, die den Schritt bereits gewagt haben.
Paira: Unsere Antwort auf ein strukturelles Problem
Bei Bodo Tech haben wir Paira entwickelt -- eine KI-Empfangskraft, die nicht als Ersatz für Ihr Team gedacht ist, sondern als intelligente Ergänzung. Paira beantwortet Anrufe, begrüßt Patienten mit einem lebensechten 3D-Avatar, spricht Deutsch, Türkisch und Englisch, und integriert sich nahtlos in Ihre bestehende Praxisverwaltungssoftware Tomedo.
Das Entscheidende: Paira läuft auf dedizierter Hardware direkt in Ihrer Praxis. Keine Patientendaten verlassen Ihr Netzwerk. Kein Cloud-Anbieter aus den USA hat Zugriff auf Ihre Patientenakten. Volle DSGVO-Konformität -- ohne Kompromisse.
Wir haben Paira nicht entwickelt, weil KI gerade im Trend liegt. Wir haben Paira entwickelt, weil wir als Zahnärzte selbst erlebt haben, wie der Empfang zur Achillesferse einer ansonsten exzellenten Praxis werden kann.
Der Empfang als strategischer Erfolgsfaktor
Der Empfang ist mehr als ein Schreibtisch mit Telefon. Er ist der erste und letzte Kontaktpunkt Ihrer Patienten. Er prägt die Wahrnehmung Ihrer gesamten Praxis. Ein reibungsloser Empfang bedeutet zufriedene Patienten, weniger Stress für Ihr Team und letztlich mehr Umsatz.
Die Frage ist nicht mehr, ob KI am Empfang Sinn macht. Die Frage ist, wie lange Sie es sich leisten können, darauf zu verzichten.
In den kommenden Wochen werden wir in dieser Blogserie zeigen, wie Paira im Detail funktioniert, welche Technologien dahinterstecken und warum unser Ansatz sich grundlegend von amerikanischen Cloud-Lösungen unterscheidet.
Häufig gestellte Fragen
Ersetzt Paira meine Empfangsmitarbeiterin komplett?
Nein. Paira ist als intelligente Ergänzung Ihres Teams konzipiert, nicht als Ersatz. Die KI-Empfangskraft übernimmt repetitive Aufgaben wie Terminvergabe, Patientenaufnahme und Telefonannahme, sodass Ihre ZFA sich auf komplexe Aufgaben und persönliche Patientenbetreuung konzentrieren kann.
Wie viele Anrufe gehen in einer durchschnittlichen Zahnarztpraxis verloren?
Branchenstudien zeigen, dass rund 30 Prozent aller eingehenden Anrufe in Zahnarztpraxen unbeantwortet bleiben. Das liegt vor allem an Stoßzeiten, Personalengpässen und der gleichzeitigen Betreuung von Patienten vor Ort. Jeder verpasste Anruf bedeutet potenziellen Umsatzverlust.
Ist eine KI-Empfangskraft auch für kleine Praxen sinnvoll?
Gerade für kleine Praxen mit ein bis zwei Empfangskräften ist der Engpass am Empfang besonders spürbar. Wenn eine Mitarbeiterin krank wird oder Urlaub hat, bricht die Erreichbarkeit ein. Paira sorgt für lückenlose Verfügbarkeit -- unabhängig von Personalengpässen.
Wie schnell kann Paira in einer Praxis eingerichtet werden?
Die Installation und Konfiguration von Paira dauert in der Regel einen Arbeitstag. Unser Team richtet die Hardware vor Ort ein, verbindet das System mit Ihrer Praxisverwaltungssoftware Tomedo und schult Ihr Personal im Umgang mit dem System.