Der Empfang der Zukunft: So funktioniert das KI-Check-in

Ein ganz normaler Montagmorgen -- mit Paira

Stellen Sie sich vor: Es ist 8:00 Uhr, Ihre Praxis öffnet. Im Wartezimmer steht ein großes Display, auf dem Pairas 3D-Avatar freundlich lächelt. Die ersten Patienten betreten die Praxis. Was normalerweise mit Warteschlange, Papierkram und Hektik beginnt, läuft mit Paira ganz anders ab.

Begleiten wir drei Patienten durch ihren Check-in -- und sehen wir, wie Paira jeden Schritt intelligent automatisiert.

Szenario 1: Die Stammpatientin

08:05 Uhr -- Frau Yilmaz betritt die Praxis

Frau Yilmaz kommt zur halbjährlichen Prophylaxe. Paira erkennt ihren Termin anhand der Tagesplanung in Tomedo.

Paira: "Günaydın, Frau Yilmaz! Willkommen zurück. Ich sehe, Sie haben heute um 8:15 Uhr Ihren Prophylaxe-Termin bei Frau Schneider. Stimmt das?"

Frau Yilmaz bestätigt. Paira bemerkt, dass sie beim letzten Besuch Türkisch gesprochen hat, und bietet den Dialog in beiden Sprachen an. Frau Yilmaz wählt Deutsch.

Paira: "Perfekt. Ich habe Ihren Check-in abgeschlossen. Hat sich an Ihrer Versicherung seit dem letzten Besuch etwas geändert?"

Was im Hintergrund passiert:

• Tomedo-Abgleich: Termin, Behandler und Raum werden verifiziert
• Versicherungsstatus wird geprüft
• Die Patientin wird im digitalen Wartezimmer als "eingecheckt" markiert
• Die Behandlerin Frau Schneider erhält eine Benachrichtigung auf ihrer Apple Watch

Zeitaufwand für das Praxisteam: Null Minuten.

Szenario 2: Der neue Patient

08:12 Uhr -- Herr Petrov erscheint ohne Termin

Herr Petrov ist neu in der Stadt und sucht eine Zahnarztpraxis. Er spricht hauptsächlich Englisch.

Paira (erkennt automatisch die Sprache): "Good morning! Welcome to our practice. I see this is your first visit. I'd be happy to help you. Do you have an appointment, or would you like to schedule one?"

Herr Petrov erklärt, dass er einen Routinetermin möchte. Paira führt ihn durch den gesamten Neuaufnahmeprozess:

1. Persönliche Daten: Name, Geburtsdatum, Adresse -- eingegeben über ein Tablet, das Paira dem Patienten anbietet
2. Versicherungsinformationen: Paira erklärt auf Englisch, welche Unterlagen benötigt werden
3. Anamnese-Fragebogen: Ein digitales Formular wird auf dem Tablet angezeigt, optimiert für die Eingabe am Touchscreen
4. Datenschutzerklärung: Paira erklärt transparent, welche Daten erhoben werden und wie sie verwendet werden
5. Terminvorschlag: Paira prüft den Kalender und bietet drei passende Termine an

Paira: "I can offer you an appointment for an initial consultation on Wednesday at 10:30 AM, Thursday at 2:00 PM, or Friday at 9:00 AM. Which works best for you?"

Was im Hintergrund passiert:

• Neuer Patientendatensatz wird in Tomedo angelegt
• Anamnese-Daten werden direkt in die digitale Patientenakte übernommen
• Verfügbare Termine werden in Echtzeit aus dem Praxiskalender abgerufen
• Bei Buchung wird automatisch eine Bestätigungs-E-Mail versendet

Zeitaufwand für das Praxisteam: Zwei Minuten für die finale Prüfung der Patientendaten -- statt der üblichen 10 bis 15 Minuten für die manuelle Neuaufnahme.

Szenario 3: Der Notfall

08:25 Uhr -- Herr Weber kommt mit starken Schmerzen

Herr Weber hält sich die Wange und spricht sichtlich aufgeregt: "Ich habe seit gestern Nacht furchtbare Zahnschmerzen. Die ganze Seite ist geschwollen. Ich kann das nicht mehr aushalten."

Paira erkennt sofort: Notfall.

Das System analysiert die Schlüsselwörter "furchtbare Zahnschmerzen", "geschwollen" und "seit gestern Nacht" und klassifiziert die Situation als dringend.

Paira (mit ruhiger, einfühlsamer Stimme): "Herr Weber, das tut mir leid. Ich sehe, dass Sie starke Schmerzen haben. Ich informiere sofort unser Behandlungsteam, damit Sie schnellstmöglich versorgt werden. Bitte nehmen Sie Platz -- es wird sich gleich jemand um Sie kümmern."

Was im Hintergrund passiert:

• Die Notfallerkennung wird ausgelöst
• Der behandelnde Zahnarzt erhält sofort eine Benachrichtigung auf der Apple Watch mit einer Zusammenfassung: "Notfall: Patient Herr Weber, starke Zahnschmerzen, Schwellung, seit 12+ Stunden"
• Der Arzt kann direkt auf der Watch "Sofort einschleusen" oder "In 10 Minuten" antworten
• Das Wartezimmer-Management wird automatisch angepasst
• Andere wartende Patienten werden über eine mögliche Verzögerung informiert

Zeitaufwand für das Praxisteam: Unter 30 Sekunden von der Erkennung bis zur Arzt-Benachrichtigung.

Das digitale Wartezimmer

Nachdem Patienten eingecheckt sind, übernimmt Paira das Wartezimmer-Management. Auf einem Display im Wartebereich sehen Patienten:

• Ihre geschätzte Wartezeit -- aktualisiert in Echtzeit
• Ihren Aufruf -- wenn der Behandlungsraum bereit ist
• Allgemeine Praxisinformationen -- wie Prophylaxe-Tipps oder aktuelle Angebote

Das Behandlungsteam hat gleichzeitig einen vollständigen Überblick:

• Welche Patienten eingecheckt sind und wie lange sie warten
• Welche Termine als Nächstes anstehen
• Ob Notfälle priorisiert werden müssen
• Ob ein Patient länger als 15 Minuten über der geplanten Wartezeit liegt -- in diesem Fall wird automatisch eine Benachrichtigung ausgelöst

Die Ergebnisse: Messbare Verbesserungen

Praxen, die Paira einsetzen, berichten von deutlichen Verbesserungen im Praxisalltag:

• Reduzierung der Check-in-Zeit um durchschnittlich 70 Prozent
• Keine verpassten Notfälle durch die intelligente Echtzeit-Erkennung
• Deutliche Entlastung des Empfangspersonals, das sich auf komplexe Patientenanliegen konzentrieren kann
• Höhere Patientenzufriedenheit durch kürzere Wartezeiten und persönliche Ansprache
• Weniger Fehler bei der Datenerfassung durch die digitale Übernahme in Tomedo

Der Empfang wird zum Erlebnis

Der klassische Check-in in einer Zahnarztpraxis ist ein notwendiges Übel: Formulare ausfüllen, warten, aufgerufen werden. Mit Paira wird der Empfang zu einem durchdachten Erlebnis. Patienten werden in ihrer Sprache begrüßt, individuell betreut und effizient durch den Prozess geführt.

Für das Praxisteam bedeutet das: weniger Routineaufgaben, mehr Zeit für das, was wirklich zählt -- die persönliche Betreuung der Patienten. Paira nimmt niemandem die Arbeit weg. Paira nimmt dem Team die Arbeit ab, die eine Maschine besser kann -- damit Menschen das tun können, was nur Menschen können.

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Häufig gestellte Fragen

Wie erkennt Paira, ob ein Patient ein Stammpatient oder ein Neupatient ist?

Paira gleicht in Echtzeit die Tagesplanung aus Tomedo ab. Wenn ein Patient einen Termin hat, werden seine Daten automatisch erkannt und der Check-in entsprechend angepasst. Bei Patienten ohne Termin oder ohne bestehenden Datensatz startet Paira den Neuaufnahmeprozess mit digitaler Datenerfassung über ein Tablet.

Funktioniert das Check-in-System auch bei älteren Patienten, die nicht technikaffin sind?

Ja. Paira kommuniziert primär per Sprache -- Patienten müssen kein Gerät bedienen, wenn sie nicht möchten. Der Avatar spricht klar und verständlich und kann Fragen geduldig wiederholen. Bei der Dateneingabe auf dem Tablet steht das Praxisteam jederzeit unterstützend zur Verfügung. Die Bedienung wurde bewusst einfach und intuitiv gestaltet.

Was passiert, wenn Paira eine Patientenanfrage nicht versteht?

Wenn Paira eine Frage nicht eindeutig zuordnen kann, stellt das System eine Rückfrage, um die Situation zu klären. Sollte die Anfrage dennoch nicht gelöst werden können, wird automatisch eine Empfangsmitarbeiterin informiert, die das Gespräch übernimmt. Paira ist so konzipiert, dass kein Patient jemals in einer Sackgasse landet.

Können mehrere Patienten gleichzeitig eingecheckt werden?

Ja. Paira kann mehrere Check-in-Prozesse parallel verwalten. Während ein Patient am Display eingecheckt wird, können andere Patienten über das Tablet ihre Daten erfassen. Das Wartezimmer-Management behält jederzeit den Überblick über alle Patienten und deren Status.